Klare Linie, klares Ziel: Wie ein Projektmanifest Orientierung gibt

27. März 2024
6 Minuten Lesezeit
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Coverbild: Eclipse, Paris. - Terre-plein de la place de la Bastille en direction de la rue Saint-Antoine.; Eugène Atget; 1912

Zu Beginn eines Projektes ist entscheidend, dass alle Beteiligten in dieselbe Richtung schauen. Klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. Denn meistens kommt es auf Nuancen an – oder was jede und jeder unter bestimmten Begriffen versteht. Wie dreht man also Köpfe, schafft eine gemeinsame Motivation und Orientierung?

Unsere Methode: Das Projektmanifest.

Das Projektmanifest für den Relaunch der Webseite für die CompuGroup Medical AG.
Das Projektmanifest für den Relaunch der Webseite für die CompuGroup Medical AG.

Was ist ein Projektmanifest?

Ein Projektmanifest ist ein Dokument, in dem sich alle – Auftraggebende und Agentur – auf gemeinsame Ziele und Grundlagen einigen.

Das Projektmanifest…

  • ... schafft ein gemeinsames Verständnis der Ziele
  • ... besteht aus Leitsätzen, die allen Projektbeteiligten Orientierung geben
  • ... ist für alle Projektbeteiligten Grundlage für Diskussionen und Entscheidungen
  • ... ist Kontrollmechanismus für alle Entscheidungen im Projekt („Ist Entscheidung XY mit dem Manifest kompatibel?“)
  • ... etabliert eine gemeinsame Erwartungshaltung
  • ... macht Prioritäten der einzelnen Projektbeteiligten explizit
  • … erklärt Begriffe und stellt sicher, dass alle dasselbe darunter verstehen

Sie benötigen Unterstützung bei der Erstellung eines Projektmanifests? Sprechen Sie uns gerne an unter [email protected] oder 069 / 71 71 97 62.

In drei Schritten zum Projektmanifest

Bei allen Schritten ist eine Sache am wichtigsten: Man geht sie gemeinsam.

Lediglich in Schritt 1 sammeln wir als Agentur erste Leitsätze und Ideen, die wir dann aber gemeinsam besprechen.

Schritt 1 – Sammeln

Wir formulieren im Vorfeld aus Briefing und bisherigen Vorgesprächen erste Leitsätze, welche wir dann zu einem gemeinsamen Meeting mitbringen. Hier ist vieles ungeordnet und unpräzise formuliert – es geht darum möglichst viel aufzulisten.

Beispiele:

  • Wir zeigen auf einen Blick was wir anbieten.
  • Wir sind nahbar.
  • Wir stärken die Bindung zu unseren Mitgliedern.
  • Die Pflege der Webseite ist einfach.
  • SEO finden wir gut.
  • Alle unsere Inhalte haben einen sehr konkreten Bezug zu unseren Zielgruppen.
  • Wir sind Angebotsorientiert.

Ergebnis ist ein (unordentliches) digitales Whiteboard (z.B. in Miro). Eine Sammlung von echten Post-Its an der Wand geht natürlich auch (wenn man sie lange genug hängen lassen kann).

Screenshot einer Sammlung von möglichen Leitsätzen. Sieht unordentlich aus? Gut so, hier wird nur gesammelt, nicht sortiert.
Screenshot einer Sammlung von möglichen Leitsätzen. Sieht unordentlich aus? Gut so, hier wird nur gesammelt, nicht sortiert.

Schritt 2 – Verdichten

Im zweiten Schritt steigen die anderen Projektbeteiligten mit ein. Hier gruppieren wir die erste Sammlung der Leitsätze gemeinsam in grobe Themenblöcke. So können Dopplungen schnell erkannt werden. Durch die Gruppierung können alle Projektteilnehmenden die Leitsätze schnell und einfach aufnehmen. Am besten funktioniert dieser Schritt in einem gemeinsamen Meeting, in dem alle auf dem Whiteboard arbeiten.

Tipp: Bereits Themenblöcke im Vorfeld erarbeiten. Diese dann als “Conversation-Starter” einbringen. Gruppen benötigen häufig diese Art von Impulsen, damit weitere Ideen sprudeln.

Themenblöcke können inhaltlicher oder technischer Natur sein, zum Beispiel:

  • Thema: Marke
    • „Wir sind nahbar.“
  • Thema: Synergien
    • „Wir stärken die Bindung zu unseren Mitglieder:innen und Mitgliedern.“
  • Thema: Technisches Fundament
    • „Die Pflege der Webseite ist einfach.“
    • „SEO finden wir gut.“
  • Thema: Angebote
    • „Wir zeigen auf einen Blick was wir anbieten.“

Schritt 3 – Konkretisierung & „Hand drauf“

In Schritt 3 geht es um die Konkretisierung aller Leitsätze: Sind die Formulierungen klar und einfach genug? Umso klarer, entschiedener und absoluter die Formulierungen, umso einfacher sind diese später zu befolgen.

Unkonkret:
SEO finden wir gut.

✅ Konkret:
Suchmaschinenoptimierung steht im Fokus bei allem was wir tun.

Mit solch einem Leitsatz ist klar, dass sich technische Grundlagen, inhaltliche Formulierungen und Design der Suchmaschinenoptimierung unterordnen. Jetzt könnte man argumentieren, dass SEO immer wichtig ist. Das ist richtig, allerdings sind Design und Inhalt ebenfalls wichtig. Ziel ist es eine Balance aller dieser Teile zu erreichen bzw. im Team gemeinsam zu entscheiden, welchem Teil man mehr Beachtung schenken möchte als anderen.

Der Leitsatz „Wir sind nahbar.“ hätte z.B. gestalterisch zur Folge, dass wir keine Bilder von leeren Büros auf der Webseite zeigen und die Kontaktaufnahme einfach ist. Eine einfache Kontaktaufnahme kann jedoch starke Auswirkungen auf interne Prozesse des Auftraggebenden haben („Wir wissen nicht wie wir die Anfragen abfangen sollen“). Umso früher man dies als Projektgruppe erkennt, umso besser: Anticipation is King.

Genau hierbei hilft das Projektmanifest: Bereits am Anfang herauszufinden, welche gemeinsamen Prioritäten festgelegt werden sollen und wo im Zweifel mögliche Herausforderungen sind. Eine Herausforderung beim genannten Beispiel der Kontaktaufnahme könnte z.B. sein, dass die Auftraggebenden bereits zu Beginn des Projekts erkennt, dass sie eine Person bestimmen müssen, welche die Anfragen beantwortet oder weiterleitet – oder eben niemanden dafür hat. Auch eine wertvolle Erkenntnis.

Die finalen Leitsätze und ihre genauen Formulierungen werden in enger Absprache mit den Auftraggebenden durchgeführt. So stellen wir sicher, dass alle mit dem Projektmanifest d’accord sind.

Wichtig ist, dass unter den Formulierungen alle das Gleiche verstehen. Für die einen ist SEO-Optimierung nur die Formulierung einer Überschrift, für die Techniker ist SEO mit vielen weiteren Optimierungen und Arbeiten verbunden. Das Projektmanifest bringt die Beteiligten ins Gespräch und zu einem gemeinsamen Verständnis.

Wieviel Leitsätze sind zu viel oder zu wenig?

Insgesamt sollte man eine Anzahl von 10 Leitsätzen nicht überschreiten. Das Projektmanifest ist kein Katalog, sondern eine knackige Leitlinie.

Am Ende gibt es von allen Projektbeteiligten einen (virtuellen oder echten) Handschlag auf das Projektmanifest. Damit kann das Projekt starten.

Das Projektmanifest aus unserem Relaunch-Projekt mit der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau
Das Projektmanifest aus unserem Relaunch-Projekt mit der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau

Was ist wenn ich es nicht unter 10 Leitsätze im Projektmanifest schaffe?

Sind nach Schritt drei immer noch mehr als 10 Leitsätze in der Auswahl, gibt es einen kleinen Trick: Eine weitere Ebene namens “Add-Ons”, die die Leitsätze mit mehr Details ausschmücken.

Damit ergibt sich folgende Struktur:

Thema, Leitsatz und Add-Ons als farbige Post-Its.
  • Thema (lila)
    • Leitsatz (gelb)
      • Add-Ons (grün)

Mit dieser Methode schafft man es die Prägnanz von maximal 10 Leitsätzen beizubehalten und gleichzeitig den Detailgrad nicht zu verlieren.

Ein konkretes Beispiel haben wir in einem Miro-Board aufbereitet:

  • Der Leitsatz steht in Gelb zentral im Mittelpunkt – er ist das was man sich im Projekt immer wieder vergegenwärtigt
  • Die grünen Zettel (Add-Ons) beschreiben den Leitsatz detaillierter und dienen als Nachschlagewerk
  • Das Thema steht in lila im linken oberen Bereich und gibt Kontext zum Leitzsatz

Wie sicherstellen, dass das Projektmanifest eingehalten wird?

Als Erstes lohnt es sich das Projektmanifest dort zu notieren wo alle Projektteilnehmenden Zugriff haben: Ein Projekt-Wiki, in einer Übersicht aller offenen ToDos oder als Plakat an der Wand.

In einem komplexen Projekt, wie dem Relaunch einer Webseite oder in einem Brandingprozess, gibt es viele Entscheidungen, die das Ergebnis beeinflussen. Bei jeder der Entscheidungen kommt daher das Projektmanifest ins Spiel:

Ist die Entscheidung kompatibel mit dem Projektmanifest?

Nein: Hat sich der Fokus verändert und wir müssen das Projektmanifest anpassen? Oder verlieren wir gerade den Fokus und entscheiden etwas was nicht auf unsere gemeinsam festgelegten Ziele einzahlt?

Ja: Top!

Der große Vorteil ist, dass das gesamte Team in komplexen Diskussionen viel schneller zu guten Entscheidungen kommt, da die generelle Ausrichtung im Projektmanifest festgehalten und von allen „unterschrieben“ wurde.

Und muss man das Projektmanifest anpassen… nicht schlimm! Meist hilft die Diskussion darüber das Projekt neu auszurichten, neue Ideen & Sichtweisen freizusetzen und aufkommende Herausforderungen zu überwinden.

Beispiele für ein Projektmanifest

Wir haben das Projektmanifest für den Relaunch der CompuGroup Medical Webseite in unserer Case Study zum Projekt veröffentlicht.

Ebenso beschreiben wir den Weg zum Projektmanifest des Relaunches der Webseite für die Evangelische Kirche in Hessen und Nassau in Teil 1 unseres Deep Dives.

Wir hoffen dieser Einblick hilft bei der Erstellung eines Projektmanifests. Gerne bieten wir Workshops an, bei dem wir gemeinsam ein Projektmanifest entwickeln, sag' gerne [email protected]. 😉

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